Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 6 octobre 2026
Cette politique explique quelles données personnelles traite EasyDoor — l’application mobile, la borne d’accueil sur tablette et le site www.easydoor.app —, pourquoi, avec qui elles sont partagées et comment exercer vos droits. EasyDoor est édité par Ezra Inc, Blvd du 30 Juin, Gombe, Kinshasa (République démocratique du Congo).
1. Qui est responsable de vos données
- Ezra Inc est responsable des données de votre compte EasyDoor (identité, connexion, préférences) et du fonctionnement du service.
- Votre organisation — votre employeur, ou l’organisation que vous visitez — décide de l’usage des données liées au travail et aux visites : pointages, visites, livraisons, trajets, rapports. Ezra Inc traite ces données pour son compte et selon ses instructions. Pour ces données, vous pouvez vous adresser à votre organisation ; nous vous aiderons également.
2. Les données que nous traitons
| Catégorie | Exemples | Pourquoi |
|---|---|---|
| Compte et profil | Prénom, nom, numéro de téléphone, adresse e-mail (facultative), photo de profil, langue, rôle, organisation, bureau | Créer et sécuriser votre compte, vous identifier, afficher votre badge |
| Connexion et sécurité | Code de vérification envoyé par SMS ou e-mail, code d’accès (conservé uniquement sous forme d’empreinte chiffrée, jamais en clair) | Vérifier votre numéro, protéger l’accès à votre compte et à vos badges |
| Badge de service | Fonction, bureau de rattachement, dates de validité, autorisation de conduire un véhicule de service | Afficher votre badge et contrôler l’accès aux locaux |
| Présence | Heures d’arrivée et de départ, lieu de travail (bureau ou domicile), retards et score de ponctualité, demandes de télétravail | Pointage, suivi des présences et rapports de votre organisation |
| Visites | Personne visitée, motif, date et heures prévues et réelles, durée estimée, statut, évaluation ; pour un visiteur inscrit à la borne, sa photo | Organiser et sécuriser les visites, prévenir l’hôte, afficher le badge visiteur |
| Livraisons | Identité et photo du livreur, type de livraison, destinataire, photo du bon de livraison | Enregistrer les livraisons et prévenir le destinataire |
| Flotte | Véhicules, trajets, conducteur, passagers, kilométrage, heures de départ et d’arrivée | Carnet de bord et suivi des véhicules de service |
| Travail en équipe et assistance | Tâches, commentaires, activités, demandes d’assistance | Fonctionnement des tâches et réponse à vos demandes |
| Données techniques | Jeton de notification, identifiant de l’appareil (bornes et notifications), modèle et système de l’appareil, version de l’application, rapports de plantage | Envoyer les notifications, configurer les bornes, corriger les erreurs |
| Formulaire de contact du site | Nom, e-mail, téléphone, organisation, message | Répondre à votre demande |
Ces traitements reposent sur l’exécution du service (votre compte, le contrat de votre organisation), l’intérêt légitime de votre organisation à sécuriser ses locaux et à gérer les présences, et, pour les notifications, votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment dans les réglages de l’application.
3. Ce que nous ne faisons pas
- Aucune publicité, aucun identifiant publicitaire, aucun suivi entre applications ou sites.
- Aucun outil de mesure d’audience dans l’application.
- Aucune vente ni location de vos données.
- Aucune localisation en arrière-plan : le pointage se fait par QR code, pas par GPS.
- Aucune reconnaissance faciale : voir la section « Caméra » ci-dessous.
4. Les autorisations de votre appareil
- Caméra : scanner les QR codes et codes-barres (pointage, visites, trajets), prendre votre photo de profil ; sur la borne, photographier le visiteur ou le livreur. Une détection de visage, faite sur l’appareil, vérifie seulement qu’un seul visage est visible et assez grand. Aucune empreinte biométrique n’est créée ni conservée.
- Photos : choisir une photo de profil ou la photo d’un bon de livraison. Seule l’image choisie est envoyée.
- Localisation : seulement quand l’application est ouverte, pour afficher votre position sur la carte lorsque vous définissez ou consultez l’emplacement d’un bureau. EasyDoor ne l’enregistre pas.
- Calendrier : ajouter vos rendez-vous de visite à votre calendrier, sur votre appareil uniquement.
- Notifications : vous prévenir d’une visite, d’une validation ou d’un rappel. Vous pouvez les couper dans les réglages de l’application.
- Microphone : jamais utilisé. La borne lit à voix haute de courts messages d’accueil ; aucun son n’est enregistré.
5. Qui peut voir vos données
- Votre organisation : ses administrateurs (pour toute l’organisation, ou seulement pour les bureaux qu’ils gèrent), la personne que vous visitez, les vigiles du bureau pour les visites et trajets du jour, et vos collègues pour les tâches que vous partagez.
- L’équipe EasyDoor : uniquement pour l’assistance, la sécurité et la facturation.
- Nos prestataires techniques, qui n’utilisent les données que pour nous rendre leur service : hébergement des serveurs et de la base de données, Google Firebase (notifications et rapports de plantage), Mapbox (cartes), prestataires d’envoi de SMS et d’e-mails.
- Les autorités, si la loi nous y oblige.
Certains prestataires peuvent traiter les données hors de votre pays. Nous choisissons des prestataires qui offrent des garanties de sécurité et de confidentialité adaptées.
6. Durée de conservation
- Compte : tant qu’il est actif. Après une demande de suppression, l’accès est suspendu immédiatement ; pendant 30 jours, le compte peut encore être restauré en contactant le support ; ensuite, vos données de compte sont supprimées ou anonymisées.
- Pointages, visites, livraisons et trajets : ils font partie des registres de votre organisation et sont conservés pendant la durée de son abonnement, sauf obligation légale différente. Après la suppression de votre compte, ils ne sont plus rattachés à votre profil.
- Factures des organisations : pendant la durée imposée par les obligations comptables.
- Rapports de plantage : 90 jours au plus.
- Messages envoyés par le site : le temps de traiter la demande, puis 12 mois au plus.
- Sur votre appareil : les données gardées pour l’usage hors ligne sont effacées à la déconnexion.
7. Sécurité
Les échanges avec nos serveurs sont chiffrés (HTTPS). Les codes des badges et des visites sont chiffrés, votre code d’accès n’est conservé que sous forme d’empreinte et l’accès est bloqué temporairement après plusieurs essais erronés. Chaque utilisateur ne voit que ce que son rôle autorise. Aucun système n’étant infaillible, prévenez-nous à support@easydoor.app si vous constatez un problème.
8. Vos droits
Selon la loi applicable dans votre pays, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur suppression, leur portabilité, ou vous opposer à certains traitements. Vous pouvez modifier votre profil et supprimer votre compte directement dans l’application. Pour toute autre demande, écrivez à support@easydoor.app : nous répondons sous 30 jours. Vous pouvez aussi saisir l’autorité de protection des données de votre pays.
9. Enfants
EasyDoor n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des données, contactez-nous pour que nous les supprimions.
10. Le site www.easydoor.app
Le site ne dépose pas de cookie de suivi. Il mémorise seulement, dans votre navigateur, la langue que vous avez choisie. Les polices sont chargées depuis Google Fonts et la vidéo de démonstration est hébergée par YouTube en mode « confidentialité renforcée » : ces services reçoivent votre adresse IP lorsque la page les charge.
11. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date en haut de page indique la dernière version ; en cas de changement important, nous vous en informerons dans l’application.
12. Nous contacter
Ezra Inc — EasyDoor
Blvd du 30 Juin, Gombe, Kinshasa, République démocratique du Congo
support@easydoor.app · +243 826 629 292
Last updated: October 6, 2026
This policy explains what personal data EasyDoor — the mobile app, the tablet reception kiosk and the www.easydoor.app website — processes, why, who it is shared with and how to exercise your rights. EasyDoor is published by Ezra Inc, Blvd du 30 Juin, Gombe, Kinshasa (Democratic Republic of the Congo).
1. Who is responsible for your data
- Ezra Inc is responsible for your EasyDoor account data (identity, sign-in, preferences) and for running the service.
- Your organization — your employer, or the organization you visit — decides how work and visit data are used: attendance, visits, deliveries, trips, reports. Ezra Inc processes this data on its behalf and according to its instructions. For this data you may contact your organization; we will help you too.
2. The data we process
| Category | Examples | Why |
|---|---|---|
| Account and profile | First name, last name, phone number, email address (optional), profile photo, language, role, organization, office | Create and secure your account, identify you, display your badge |
| Sign-in and security | Verification code sent by SMS or email, access code (stored only as an encrypted hash, never in plain text) | Verify your number, protect access to your account and badges |
| Service badge | Position, assigned office, validity dates, permission to drive a service vehicle | Display your badge and control access to the premises |
| Attendance | Arrival and departure times, place of work (office or home), lateness and punctuality score, remote-work requests | Time tracking, attendance follow-up and your organization’s reports |
| Visits | Person visited, purpose, planned and actual date and times, estimated duration, status, rating; for a visitor who registers at the kiosk, their photo | Organize and secure visits, notify the host, display the visitor badge |
| Deliveries | Courier’s identity and photo, delivery type, recipient, photo of the delivery note | Record deliveries and notify the recipient |
| Fleet | Vehicles, trips, driver, passengers, mileage, departure and arrival times | Logbook and service vehicle tracking |
| Teamwork and support | Tasks, comments, activities, support requests | Running tasks and answering your requests |
| Technical data | Notification token, device identifier (kiosks and notifications), device model and operating system, app version, crash reports | Send notifications, set up kiosks, fix errors |
| Website contact form | Name, email, phone, organization, message | Answer your request |
This processing is based on providing the service (your account, your organization’s contract), your organization’s legitimate interest in securing its premises and managing attendance, and, for notifications, your consent, which you can withdraw at any time in the app settings.
3. What we do not do
- No advertising, no advertising identifier, no tracking across apps or websites.
- No audience-measurement tool in the app.
- No selling or renting of your data.
- No background location: clocking in uses QR codes, not GPS.
- No facial recognition: see “Camera” below.
4. Device permissions
- Camera: scan QR codes and barcodes (attendance, visits, trips), take your profile photo; on the kiosk, photograph the visitor or courier. A face detection step, run on the device, only checks that a single face is visible and large enough. No biometric template is created or stored.
- Photos: choose a profile photo or a photo of a delivery note. Only the selected image is sent.
- Location: only while the app is open, to show your position on the map when you set or view an office location. EasyDoor does not record it.
- Calendar: add your visit appointments to your calendar, on your device only.
- Notifications: alert you about a visit, an approval or a reminder. You can turn them off in the app settings.
- Microphone: never used. The kiosk reads short welcome messages aloud; no sound is recorded.
5. Who can see your data
- Your organization: its administrators (for the whole organization, or only for the offices they manage), the person you visit, the office’s security guards for the day’s visits and trips, and your colleagues for the tasks you share.
- The EasyDoor team: only for support, security and billing.
- Our technical providers, who use the data only to provide their service to us: server and database hosting, Google Firebase (notifications and crash reports), Mapbox (maps), SMS and email delivery providers.
- Authorities, where required by law.
Some providers may process data outside your country. We choose providers that offer appropriate security and confidentiality safeguards.
6. How long we keep data
- Account: as long as it is active. After a deletion request, access is suspended immediately; for 30 days the account can still be restored by contacting support; after that, your account data is deleted or anonymized.
- Attendance, visits, deliveries and trips: they are part of your organization’s records and are kept for the duration of its subscription, unless the law requires otherwise. After your account is deleted, they are no longer linked to your profile.
- Organizations’ invoices: for the period required by accounting obligations.
- Crash reports: 90 days at most.
- Messages sent through the website: while we handle the request, then 12 months at most.
- On your device: data kept for offline use is erased when you sign out.
7. Security
Communication with our servers is encrypted (HTTPS). Badge and visit codes are encrypted, your access code is stored only as a hash, and access is temporarily locked after several wrong attempts. Each user only sees what their role allows. Since no system is infallible, please tell us at support@easydoor.app if you notice a problem.
8. Your rights
Depending on the law in your country, you can request access to your data, its correction, deletion or portability, or object to certain processing. You can edit your profile and delete your account directly in the app. For any other request, email support@easydoor.app: we reply within 30 days. You may also contact the data protection authority in your country.
9. Children
EasyDoor is not intended for children under 16. If you believe a child has given us data, contact us so we can delete it.
10. The www.easydoor.app website
The website sets no tracking cookies. It only remembers, in your browser, the language you chose. Fonts are loaded from Google Fonts and the demo video is hosted by YouTube in “privacy-enhanced mode”: these services receive your IP address when the page loads them.
11. Changes
We may update this policy. The date at the top shows the latest version; for any significant change, we will let you know in the app.
12. Contact us
Ezra Inc — EasyDoor
Blvd du 30 Juin, Gombe, Kinshasa, Democratic Republic of the Congo
support@easydoor.app · +243 826 629 292
آخر تحديث: 6 أكتوبر 2026
توضّح هذه السياسة البيانات الشخصية التي يعالجها EasyDoor — التطبيق المحمول، وكشك الاستقبال على الجهاز اللوحي، والموقع www.easydoor.app — وأسباب معالجتها، والجهات التي تُشارَك معها، وكيفية ممارسة حقوقك. ينشر EasyDoor شركة Ezra Inc، شارع 30 يونيو، غومبي، كينشاسا (جمهورية الكونغو الديمقراطية).
1. المسؤول عن بياناتك
- Ezra Inc مسؤولة عن بيانات حسابك في EasyDoor (الهوية، تسجيل الدخول، التفضيلات) وعن تشغيل الخدمة.
- مؤسستك — جهة عملك أو المؤسسة التي تزورها — تقرر كيفية استخدام بيانات العمل والزيارات: الحضور، الزيارات، التوصيلات، الرحلات، التقارير. تعالج Ezra Inc هذه البيانات لحسابها ووفق تعليماتها. بالنسبة لهذه البيانات، يمكنك التواصل مع مؤسستك، وسنساعدك نحن أيضًا.
2. البيانات التي نعالجها
| الفئة | أمثلة | الغرض |
|---|---|---|
| الحساب والملف الشخصي | الاسم الأول، اسم العائلة، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني (اختياري)، صورة الملف الشخصي، اللغة، الدور، المؤسسة، المكتب | إنشاء حسابك وتأمينه، والتعرّف عليك، وعرض شارتك |
| تسجيل الدخول والأمان | رمز التحقق المرسل عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني، رمز الدخول (يُحفظ فقط في صورة بصمة مشفّرة، وليس كنص واضح أبدًا) | التحقق من رقمك، وحماية الوصول إلى حسابك وشاراتك |
| شارة الخدمة | الوظيفة، مكتب الانتماء، تواريخ الصلاحية، الإذن بقيادة مركبة خدمة | عرض شارتك والتحكم في الدخول إلى المقرات |
| الحضور | أوقات الوصول والمغادرة، مكان العمل (المكتب أو المنزل)، التأخر ومؤشر الالتزام بالمواعيد، طلبات العمل عن بُعد | تسجيل الحضور ومتابعته وتقارير مؤسستك |
| الزيارات | الشخص المُزار، الغرض، التاريخ والأوقات المتوقعة والفعلية، المدة المقدّرة، الحالة، التقييم؛ وصورة الزائر الذي يسجّل في الكشك | تنظيم الزيارات وتأمينها، وإبلاغ المضيف، وعرض شارة الزائر |
| التوصيلات | هوية عامل التوصيل وصورته، نوع التوصيل، المستلم، صورة إيصال التسليم | تسجيل التوصيلات وإبلاغ المستلم |
| الأسطول | المركبات، الرحلات، السائق، الركاب، عدد الكيلومترات، أوقات الانطلاق والوصول | سجل الرحلات ومتابعة مركبات الخدمة |
| العمل الجماعي والدعم | المهام، التعليقات، الأنشطة، طلبات الدعم | تشغيل المهام والرد على طلباتك |
| البيانات التقنية | رمز الإشعارات، معرّف الجهاز (الأكشاك والإشعارات)، طراز الجهاز ونظام التشغيل، إصدار التطبيق، تقارير الأعطال | إرسال الإشعارات، وإعداد الأكشاك، وإصلاح الأخطاء |
| نموذج الاتصال في الموقع | الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف، المؤسسة، الرسالة | الرد على طلبك |
تستند هذه المعالجة إلى تقديم الخدمة (حسابك وعقد مؤسستك)، والمصلحة المشروعة لمؤسستك في تأمين مقراتها وإدارة الحضور، وبالنسبة للإشعارات إلى موافقتك التي يمكنك سحبها في أي وقت من إعدادات التطبيق.
3. ما لا نفعله
- لا إعلانات، ولا معرّف إعلاني، ولا تتبّع عبر التطبيقات أو المواقع.
- لا أداة لقياس الجمهور في التطبيق.
- لا بيع ولا تأجير لبياناتك.
- لا تحديد للموقع في الخلفية: يتم تسجيل الحضور برمز QR وليس عبر GPS.
- لا تعرّف على الوجه: انظر فقرة «الكاميرا» أدناه.
4. أذونات جهازك
- الكاميرا: مسح رموز QR والرموز الشريطية (الحضور، الزيارات، الرحلات)، والتقاط صورة ملفك الشخصي؛ وفي الكشك، تصوير الزائر أو عامل التوصيل. يتحقق كشف الوجه، الذي يتم على الجهاز نفسه، فقط من ظهور وجه واحد بحجم كافٍ. لا تُنشأ أي بصمة بيومترية ولا تُحفظ.
- الصور: اختيار صورة الملف الشخصي أو صورة إيصال التسليم. تُرسل الصورة المختارة فقط.
- الموقع: فقط أثناء فتح التطبيق، لعرض موقعك على الخريطة عند تحديد موقع مكتب أو الاطلاع عليه. لا يسجّله EasyDoor.
- التقويم: إضافة مواعيد زياراتك إلى تقويمك، على جهازك فقط.
- الإشعارات: تنبيهك بزيارة أو موافقة أو تذكير. يمكنك إيقافها من إعدادات التطبيق.
- الميكروفون: لا يُستخدم أبدًا. يقرأ الكشك رسائل ترحيب قصيرة بصوت عالٍ، ولا يُسجَّل أي صوت.
5. من يمكنه رؤية بياناتك
- مؤسستك: مسؤولوها (للمؤسسة كلها أو للمكاتب التي يديرونها فقط)، والشخص الذي تزوره، وحراس أمن المكتب بالنسبة لزيارات اليوم ورحلاته، وزملاؤك بالنسبة للمهام المشتركة.
- فريق EasyDoor: للدعم والأمان والفوترة فقط.
- مزوّدونا التقنيون، الذين لا يستخدمون البيانات إلا لتقديم خدمتهم لنا: استضافة الخوادم وقاعدة البيانات، وGoogle Firebase (الإشعارات وتقارير الأعطال)، وMapbox (الخرائط)، ومزوّدو إرسال الرسائل القصيرة والبريد الإلكتروني.
- السلطات، إذا ألزمنا القانون بذلك.
قد يعالج بعض المزوّدين البيانات خارج بلدك. نختار مزوّدين يقدّمون ضمانات مناسبة للأمان والسرية.
6. مدة الاحتفاظ
- الحساب: طالما كان نشطًا. بعد طلب الحذف، يُعلَّق الوصول فورًا؛ ويمكن استعادة الحساب خلال 30 يومًا بالتواصل مع الدعم؛ وبعد ذلك تُحذف بيانات حسابك أو تُجعل مجهولة الهوية.
- الحضور والزيارات والتوصيلات والرحلات: هي جزء من سجلات مؤسستك وتُحفظ طوال مدة اشتراكها، ما لم يفرض القانون غير ذلك. بعد حذف حسابك، لا تعود مرتبطة بملفك الشخصي.
- فواتير المؤسسات: طوال المدة التي تفرضها الالتزامات المحاسبية.
- تقارير الأعطال: 90 يومًا كحد أقصى.
- الرسائل المرسلة عبر الموقع: طوال مدة معالجة الطلب، ثم 12 شهرًا كحد أقصى.
- على جهازك: تُمحى البيانات المحفوظة للاستخدام دون اتصال عند تسجيل الخروج.
7. الأمان
الاتصالات مع خوادمنا مشفّرة (HTTPS). رموز الشارات والزيارات مشفّرة، ويُحفظ رمز دخولك في صورة بصمة فقط، ويُقفل الوصول مؤقتًا بعد عدة محاولات خاطئة. لا يرى كل مستخدم إلا ما يسمح به دوره. وبما أنه لا يوجد نظام معصوم من الخطأ، أبلغنا على support@easydoor.app إذا لاحظت أي مشكلة.
8. حقوقك
وفقًا للقانون المعمول به في بلدك، يمكنك طلب الوصول إلى بياناتك أو تصحيحها أو حذفها أو نقلها، أو الاعتراض على بعض أوجه المعالجة. يمكنك تعديل ملفك الشخصي وحذف حسابك مباشرة من التطبيق. لأي طلب آخر، راسلنا على support@easydoor.app: نرد خلال 30 يومًا. ويمكنك أيضًا تقديم شكوى إلى هيئة حماية البيانات في بلدك.
9. الأطفال
EasyDoor غير موجّه للأطفال دون 16 عامًا. إذا كنت تعتقد أن طفلًا قدّم لنا بيانات، تواصل معنا لنحذفها.
10. الموقع www.easydoor.app
لا يضع الموقع أي ملفات تعريف ارتباط للتتبّع. يحفظ فقط، في متصفحك، اللغة التي اخترتها. تُحمَّل الخطوط من Google Fonts، والفيديو التوضيحي مستضاف على YouTube في «وضع الخصوصية المحسّن»: تتلقى هذه الخدمات عنوان IP الخاص بك عند تحميل الصفحة لها.
11. التعديلات
قد نحدّث هذه السياسة. يشير التاريخ في أعلى الصفحة إلى آخر إصدار؛ وفي حال أي تغيير مهم، سنبلغك داخل التطبيق.
12. اتصل بنا
Ezra Inc — EasyDoor
شارع 30 يونيو، غومبي، كينشاسا، جمهورية الكونغو الديمقراطية
support@easydoor.app · +243 826 629 292
